Документы, которые всегда должны храниться в порядке

Документы, которые всегда должны храниться в порядке
Хранение документов

Чтобы знать, как правильно хранить и какие документы, необходимо соблюдать несколько условий.

Выбрать подходящее место
Первым делом необходимо найти подходящее место для хранения документов, это может быть комнатный шкаф, сейф или кухонный шкаф. Срок хранения некоторых документов продлится на долгие годы, поэтому нужно найти самое удобное пространство.

Необходимые материалы и инструменты
После выбора помещения, где будут храниться документы, нужно купить то, что нужно для организации процесса хранения документов:

• простые папки или папки с кольцами;
• прозрачные папки с дырочками;
• цветные ручки;
• степлер.

Подготовка документов
Первое, что нужно сделать на этом этапе – это собрать все документы и начать разделять их на большие группы, например, следующим образом:

• документы из банка;
• документы на автомобиль;
• коммунальные услуги или счета;
• документы по работе;
• медицинские карты;
• документы с налоговой;

После разделения документов на большие группы необходимо разделить их на подгруппы и поместить в разные папки, например:

• документы из банка:
документы за каждый год;
• документы на автомобиль:
договор купли-продажи, документы об аренде или продаже;
ксерокопии документа о регистрации транспортного средства и страховки, оригинал свидетельства о праве собственности;
• страхование;
• штрафы;
• счета (для них могут потребоваться дополнительные папки):
свет;
вода;
газ;
телевидение;
телефон;
• документы по работе:
платежные ведомости;
различная документация;
• медицинские документы:
медицинские карты;
отчеты об анализах и клинических обследованиях.
• документы на дом:
договоры аренды;
нотариальный акт (если дом в собственности);
страхование жилья;
• налоговая декларация:
папка на каждый год, в которую будет помещаться декларация и соответствующие документы, использованные для ее заполнения;
налоговые счета;
другая различная документация.

Документы этих подгрупп затем нужно будет переупорядочить по дате: снизу (самые старые) вверх (самые последние), чтобы иметь в виду самые новые документы.

Затем необходимо поместить соответствующие папки в каждую папку, записать содержимое в папку и поместить их в установленное место.

Самые важные документы рекомендуется держать в местах с быстрым доступом. Это нужно делать для того, чтобы в случае необходимости можно было завладеть ими в кратчайший срок.

—————————————————

Читайте статью: “Семь интересных фактов про деньги”

 13